Im medizinischen Notfall informieren Sie, sofern möglich, sofort Ihre Versicherung, nach Möglichkeit auch den Reiseveranstalter und, wenn nötig, auch die Polizei. Außerdem benötigen Sie vom Hotel und der Fluggesellschaft eine schriftliche Bestätigung über die entstandenen Schäden. Sämtliche Belege und Rechnungen, die durch diesen Notfall entstanden sind, reichen Sie bitte, wenn möglich, im Original ein. Alle Belege für die Krankenversicherung müssen den Namen der eigenen Person, die medzinische Diagnose und die Behandlungsdaten enthalten. Bitte achten Sie auch darauf, dass aus den Arztrechnungen die ärztlichen Einzelleistungen hervorgehen.
Wenn Sie im Ausland dermaßen ernsthaft erkranken, dass Sie am Urlaubsort selbst medizinisch unterversorgt sind oder wenn es absehbar ist, dass Sie für längere Zeit im Krankenhaus verweilen werden, werden Sie von Ihrer privaten Reisekrankenversicherung zurück nach Deutschland transportiert. Eine medizinische Unterversorgung liegt dann vor, wenn die diagnostische, therapeutische und pflegerische Versorgung im Gastgeberland nicht den deutschen Standards entspricht. In einem solchen Fall spricht man von einem "medizinisch notwendigen" oder "medizinisch sinnvollen" Rücktransport.
Ob ein Transport in ein deutsches Krankenhaus notwendig ist, wird in der Regel vor Ort entschieden. Die behandelnden Ärzte treffen im Verbund mit den Sachverständigen der jeweiligen Versicherung die finale Entscheidung über einen medizinisch notwendigen Rücktransport. Dabei können die Voraussetzungen für das Kriterium "medizinisch notwendig" je nach Versicherungsgesellschaft unterschiedlich sein. Bei einem Krankenhausaufenthalt oder einer akuten Erkrankung ist es auf jeden Fall notwendig, umgehend die Versicherung zu informieren. Die Gesellschaft kümmert sich dann um alle weiteren Schritte und wenn nötig auch um die Abwicklung des Rücktransports in einem besonderen Ambulanzflugzeug.